Журнал учета поверок средств измерений: как организовать контроль на предприятии

На предприятии может использоваться от нескольких десятков до сотен и тысяч средств измерений — манометров, термометров, счётчиков, лабораторных приборов, измерительных комплексов. У каждого из них свои сроки поверки, техническое состояние и область применения.

Чтобы не отслеживать эту информацию по отдельным паспортам и свидетельствам, предприятия ведут журнал учета поверок средств измерений или его электронный аналог. Такой реестр помогает контролировать сроки, планировать метрологическое обслуживание и быстро получать сведения о статусе каждого прибора.

При этом законодательство не устанавливает единую обязательную форму такого журнала. Организация может разработать собственную систему учёта с учётом количества СИ и внутренних процессов.

Для чего нужен журнал учета поверок

Журнал представляет собой внутренний реестр, в котором систематизированы сведения о средствах измерений предприятия и результатах их метрологического обслуживания.

Его основная задача — дать ответственному сотруднику понятную картину по всему парку оборудования.

С помощью журнала можно:

• контролировать даты очередной поверки;
• быстро находить данные о конкретном приборе;
• планировать передачу СИ на метрологическое обслуживание;
• учитывать оборудование, находящееся в ремонте или консервации;
• формировать бюджет на поверку и калибровку;
• выявлять приборы, которые регулярно выходят за установленные характеристики;
• готовить сведения для внутренних и внешних проверок.

При большом количестве оборудования такой учёт особенно важен. Без единого реестра информация оказывается распределена между паспортами, подразделениями и отдельными файлами, что повышает риск пропустить срок поверки.

Обязательно ли вести отдельный журнал

Федеральный закон № 102-ФЗ «Об обеспечении единства измерений» устанавливает требования к применению средств измерений в сфере государственного регулирования обеспечения единства измерений.

При этом отдельной унифицированной формы журнала учета поверок для всех предприятий законодательство не предусматривает.

Поэтому организация самостоятельно определяет, как именно вести внутренний учёт средств измерений.

Это особенно актуально для предприятий, использующих СИ:

• в здравоохранении;
• при контроле безопасности труда;
• на производственных объектах;
• для учёта энергоресурсов;
• при экологическом контроле;
• в строительстве;
• в лабораторной деятельности;
• в других регулируемых областях.

Главное — обеспечить возможность контролировать статус оборудования и своевременно направлять приборы на необходимые метрологические процедуры.

Бумажный или электронный журнал

Единого требования к формату нет. Предприятие может выбрать бумажный документ, электронную таблицу или специализированную информационную систему.

Бумажный журнал

Такой вариант удобен при небольшом количестве средств измерений.

В нём последовательно фиксируются сведения о каждом приборе и проведённых поверках.

Преимущества бумажного формата:

• простота;
• независимость от программного обеспечения;
• возможность хранить подписи ответственных сотрудников.

Недостатки становятся заметны при увеличении парка СИ. Искать отдельный прибор сложнее, невозможно автоматически отсортировать оборудование по срокам, а обновление данных требует ручной работы.

Электронный журнал

Для средних и крупных предприятий удобнее электронный формат.

Это может быть:

• таблица Excel или аналогичный файл;
• внутренняя база данных;
• модуль ERP-системы;
• специализированная программа для метрологического учёта.

Электронный реестр позволяет фильтровать СИ по подразделениям, срокам и статусу, быстро искать заводские номера и автоматически выделять приборы, у которых приближается очередная поверка.

При таком формате важно предусмотреть резервное копирование и разграничение доступа к данным.

Какие сведения включить в журнал поверок

Состав полей предприятие определяет самостоятельно, однако реестр должен позволять однозначно идентифицировать средство измерений и контролировать его метрологический статус.

На практике удобно включить следующие сведения:

• наименование СИ;
• тип или модель;
• изготовителя;
• заводской номер;
• внутренний инвентарный номер;
• диапазон измерений;
• класс точности или другие основные метрологические характеристики;
• подразделение или место эксплуатации;
• дату последней поверки;
• межповерочный интервал;
• дату следующей поверки;
• результат поверки;
• сведения о записи во ФГИС «Аршин»;
• текущий статус оборудования;
• примечания.

Отдельное поле «Техническое состояние / Примечание» помогает учитывать ремонт, консервацию, перемещение прибора между подразделениями и другие события, которые непосредственно не относятся к поверке, но влияют на эксплуатацию.

Как организовать работу с журналом

Сам по себе файл или бумажная таблица проблему контроля сроков не решает. Важно определить правила работы с реестром.

В организации желательно назначить сотрудника или подразделение, ответственное за метрологический учёт.

После поступления нового средства измерений сведения о нём вносят в реестр. Затем данные актуализируют после поверки, ремонта, списания, перемещения или изменения статуса прибора.

Для каждого СИ полезно заранее рассчитывать дату следующей поверки и отслеживать приближение срока.

В электронном журнале это можно автоматизировать — например, выделять приборы, у которых поверка заканчивается через один, два или три месяца.

Такой подход позволяет планировать обслуживание заранее, а не реагировать только после окончания установленного срока.

Журнал поверок и ФГИС «Аршин»

Сегодня сведения о результатах поверки средств измерений передаются в Федеральный информационный фонд по обеспечению единства измерений.

Поэтому внутренний журнал предприятия не заменяет сведения во ФГИС «Аршин».

У этих систем разные задачи:

ФГИС «Аршин» содержит официальные сведения о результатах поверки.

Внутренний журнал помогает предприятию организовать эксплуатацию и контроль собственного парка оборудования.

В реестре удобно хранить номер или другие идентификационные данные соответствующей записи в информационном фонде. Это позволяет быстро проверить результат поверки конкретного СИ.

После возврата оборудования из организации, выполнявшей поверку, ответственному сотруднику стоит убедиться, что сведения корректно отражены в системе, и затем обновить внутренний реестр.

Как учитывать межповерочный интервал

Один из ключевых параметров журнала — срок следующей поверки.

Межповерочный интервал устанавливается для конкретного типа средства измерений. Поэтому его нельзя назначать самостоятельно по общему виду прибора.

Например, два внешне похожих манометра или мультиметра разных типов могут иметь разные интервалы.

Сведения необходимо брать из документации конкретного утверждённого типа СИ.

При ведении реестра удобно хранить отдельно:

• дату последней поверки;
• установленный МПИ;
• рассчитанную дату следующей поверки.

Так проще находить оборудование, для которого приближается срок проведения работ.

Нужно ли учитывать калибровку отдельно

Поверка и калибровка — разные метрологические процедуры, поэтому смешивать их результаты в одной графе нежелательно.

Если предприятие использует оба вида работ, в журнале можно предусмотреть отдельный параметр «Вид метрологического обслуживания».

Например:

• поверка;
• калибровка;
• аттестация;
• ремонт;
• техническое обслуживание.

Это помогает избежать ситуации, когда наличие записи о калибровке ошибочно воспринимается как подтверждение действующей поверки для СИ, которое должно проходить именно поверку.

Типичные ошибки при ведении журнала

На практике проблемы чаще возникают не из-за формы документа, а из-за неактуальных или неверных данных.

Не обновляются сведения после поверки

Прибор вернулся в эксплуатацию, но в реестре осталась старая дата. Через несколько месяцев становится сложно определить фактический срок следующей поверки.

Перепутаны заводские номера

Заводской номер идентифицирует конкретный экземпляр СИ. Ошибка даже в одной цифре может привести к тому, что сведения в журнале и данные о фактическом приборе не совпадут.

Не учитывается статус оборудования

Прибор может находиться в ремонте, резерве, на складе или быть выведен из эксплуатации. Если статус не фиксировать, он продолжит отображаться в общем графике поверки наравне с используемыми СИ.

Все данные хранятся только в одном файле

При электронном учёте важно делать резервные копии. Потеря единственной таблицы с несколькими сотнями приборов способна создать значительно больше проблем, чем ведение самого реестра.

К журналу относятся как к архиву

Реестр полезен прежде всего как рабочий инструмент. Если сотрудник открывает его только во время проверки или ежегодной инвентаризации, он не помогает предотвращать просрочку поверки.

Как сделать электронный журнал удобнее

Даже обычную таблицу можно превратить в удобную систему контроля.

Для этого полезно предусмотреть фильтры по:

• подразделению;
• типу оборудования;
• дате очередной поверки;
• ответственному сотруднику;
• статусу СИ.

Отдельно можно настроить автоматическое выделение приборов, срок поверки которых подходит к концу.

Например:

• более трёх месяцев — обычный статус;
• менее трёх месяцев — требуется планирование;
• менее месяца — приоритетная отправка;
• срок истёк — отдельное предупреждение.

Так метролог получает не просто список оборудования, а рабочий график ближайших задач.

Метрологическая документация и услуги ИЦРМ

Системный учёт средств измерений особенно важен для предприятий, которые используют большое количество оборудования или работают в регулируемых сферах.

При возникновении вопросов необходимо учитывать не только дату поверки, но и правильность идентификации СИ, его метрологический статус, сведения об утверждённом типе и применимую документацию.

ИЦРМ работает в области метрологического обеспечения, испытаний средств измерений в целях утверждения типа и метрологической экспертизы документации.

Специалисты могут помочь разобраться с документацией на средства измерений, требованиями к конкретному типу оборудования и другими вопросами метрологического сопровождения.

Частые вопросы

Можно ли вести журнал поверок только в Excel?

Да, если такой формат отвечает внутренним требованиям предприятия. Для большого парка СИ электронная таблица зачастую удобнее бумажного журнала благодаря поиску, фильтрации и автоматическому контролю сроков.

 

Есть ли утверждённая форма журнала поверок?

Единой универсальной формы для всех предприятий нет. Организация может разработать собственный шаблон с учётом используемого оборудования и системы внутреннего учёта.

 

Нужно ли переносить в журнал сведения из ФГИС «Аршин»?

Полностью дублировать информационный фонд не требуется. Однако удобно сохранять сведения, позволяющие связать конкретный прибор с результатом его поверки в федеральной системе.

 

Что делать, если прибор не прошёл поверку?

Необходимо зафиксировать результат в системе учёта и исключить использование такого СИ там, где требуется подтверждённая поверка. Дальнейшие действия зависят от состояния прибора: возможны ремонт, регулировка, повторное представление на поверку либо вывод оборудования из эксплуатации.

Заключение

Журнал учета поверок средств измерений — это прежде всего инструмент внутреннего контроля, а не обязательная бумажная формальность.

Он позволяет собрать в одном месте сведения о парке СИ, контролировать сроки поверки, учитывать состояние оборудования и планировать метрологическое обслуживание.

Форма журнала может быть бумажной или электронной. Главное — чтобы данные регулярно обновлялись, каждый прибор можно было однозначно идентифицировать, а информация о его метрологическом статусе оставалась актуальной.

Для небольшого количества оборудования достаточно простой таблицы. При большом парке СИ эффективнее использовать электронную систему с фильтрами, автоматическим расчётом сроков и уведомлениями о приближении очередной поверки.